Come scrivere una e-mail: cinque consigli per rendere la comunicazione efficace e piacevole

Ti ricordi quando battevi le lettere a macchina, le chiudevi in una busta, andavi in posta a spedirle e aspettavi – fiducioso – il giorno in cui i destinatari l’avrebbero aperta?

Sembra preistoria.

Oggi inviare una comunicazione ad un collega, un cliente o un fornitore è semplice: apri il tuo programma di posta elettronica, digiti l’indirizzo a cui spedire – che hai di sicuro salvato in rubrica – e fai clic.

Posta inviata. La risposta arriva in modo altrettanto veloce.  O meglio, dovrebbe.

Ad oggi la posta elettronica è lo strumento più utilizzato per le comunicazioni di lavoro: di recente ho letto un articolo dedicato all’e-mail marketing pubblicato sul sito Oberlo.it, che riporta i dati di un’indagine del 2020 fatta a cura di Statista (se vuoi leggerlo lo trovi qui: https://www.oberlo.it/blog/statistiche-email-marketing).

Nel 2019 le persone che hanno utilizzato la posta elettronica sono state 3,9 miliardi e si stima che entro il 2022 questo numero salirà a circa 4,3 miliardi.

In pratica, la metà della popolazione globale.

Prova tu stesso a fare una piccola analisi: per una settimana – diciamo da lunedì a venerdì -, a fine giornata, annota su un foglio il numero di e-mail che ricevi e invii.

Il sabato mattina prenditi dieci minuti per fare una media e controlla i risultati: ti stupirai.

Se hai piacere, puoi condividerli nei commenti.

Ora: siccome lo strumento e-mail è davvero importante per la tua professione, diventa fondamentale scrivere lettere elettroniche efficaci e comprensibili che rendano la comunicazione con il tuo interlocutore fluida e semplice.

Di seguito trovi cinque suggerimenti per scrivere una e-mail sviluppando il testo in modo corretto e piacevole.

Le parole che scegli per rivolgerti al prossimo hanno un peso: non sottovalutarlo.

1. Sii essenziale e sintetico.

Quando scrivi una lettera elettronica non essere mai prolisso: questo strumento viene utilizzato per scambiare comunicazioni scritte in modo pratico. Se hai bisogno di argomentare un concetto, alza il telefono e chiama il destinatario della tua comunicazione.

Una e-mail efficace è sintetica, breve e precisa: porta subito l’attenzione al dunque.

Mi riferisco a comunicazioni di lavoro, se scrivi ad un amico puoi permetterti anche di andare per le lunghe.

Tieni presente questo: la persona che riceve il tuo messaggio ha poco tempo e nella sua casella di posta elettronica ha magari altre venti e-mail ancora da leggere.

Sii essenziale e conciso, facilita il lavoro di chi si trova dall’altra parte del desktop o dello smartphone.

2. Scegli le parole giuste.

In una e-mail NON ci dovrebbero essere parole pesanti, subdole o che scatenino emozioni negative in chi le legge.

Scegli con cura i verbi, evita gli avverbi, togli le ripetizioni, usa parole semplici e immediate.

Per esempio: l’espressione “ho bisogno di una campagna per aggredire il mercato” suscita in chi la legge sentimenti legati alla guerra e il cervello si metterà sulla difensiva.

Prova a sostituire con “Pianifichiamo una campagna efficace per il lancio del nuovo prodotto”. Suona meglio, vero?

Il NOI è molto più inclusivo dell’io. 

Usa verbi legati ai cinque sensi come vedere o sentire:donano forza al tuo messaggio e permettono a chi legge di sentirsi – appunto – ancora più coinvolto.

Per esempio: “Vedi Paola, avrei bisogno di te per…”.

3. Usa l’elenco puntato.

Quando in una sola e-mail hai la necessità di inserire più concetti, vai per punti. 

Questa tecnica ha un doppio vantaggio: facilita a livello visivo la lettura del testo e permette al lettore di analizzare un argomento alla volta.

Di conseguenza, anche la sua risposta sarà pertinente e avrai più possibilità di ottenere riscontri per ogni topic che hai messo a fuoco.

È una tecnica che uso spesso e ottengo ottimi risultati: a volte il mio interlocutore risponde ad ogni punto direttamente nel corpo del testo usando un colore diverso per distinguere le sue parole.

4. Scegli call to action precise.

Quante volte ti capita di ricevere una e-mail che termina con: “in attesa di tue…”?

Se hai davvero bisogno di una risposta da parte del tuo interlocutore, non puoi essere vago: la persona che riceve un messaggio poco chiaro non fissa la scadenza per risponderti e si dimenticherà di farlo.

Concludi con una frase più precisa: “Avrei bisogno di sapere entro lunedì mattina se la grafica per il post va bene”.

In una e-mail dovresti essere immediato.

5. Sii gentile.

Non è retorica: cerca davvero di essere gentile.

A volte riceviamo e-mail scritte tutte in stampatello maiuscolo che urlano solo a guardarle, senza punteggiatura, senza paragrafi, senza respiro.

Chi legge verrà bombardato dalle parole e non proverà nessun piacere nel ricevere la tua comunicazione, figuriamoci a risponderti.

La gentilezza traspare anche dalla modalità con cui scrivi il testo: dai un tocco di design e stile. 

Prova ogni tanto a sostituire il solito “grazie” con una frase simile a “apprezzo molto ciò che hai scritto”: ha un suono dolce. Trovi?

Questi sono alcuni  suggerimenti base per scrivere e-mail efficaci che arrivino subito nella testa del tuo lettore: ci sarebbero altre centinaia di aspetti da analizzare. Per il momento fermiamoci qui.

Per approfondire il tema della buona comunicazione, puoi leggere questo articolo di Paola:

La comunicazione etica come rispetto di sé e degli altri

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