Come scrivere una Welcome E-mail.
Quando penso al concetto di accoglienza, mi viene in mente un fantastico B&B situato ad Arco – delizioso paesino in provincia di Trento – dove trascorsi una vacanza estiva.
Si chiama “Da Gianni”. Le persone che lo gestiscono riescono a farti sentire speciale.
Sono tre gli elementi che rendono un luogo accogliente.
- L’ambiente: curato in ogni dettaglio, pulito, ordinato, armonioso. Dal giardino alla camera, nulla è lasciato al caso: colori, dettagli, profumi.
- Il cibo: la colazione Da Gianni è speciale. Viene preparata al momento. Ogni mattino offrono un estratto di frutta fresca, macedonia e yogurt (quello denso). Poi, scegli tra torte fatte in casa, crêpes farcite e diverse delizie.
- Le persone: i gestori della location sono gentili, delicati, attenti. Hanno un modo di porsi affettuoso senza essere invadenti, sono aperti alla comunicazione, raccontano con passione il territorio ed esprimono gioia per la loro attività. Insomma: ti fanno venire voglia di tornare.
Quando scrivi il testo per una Welcome E-mail, immagina una situazione di questo tipo e ribalta i concetti di accoglienza nella struttura della tua comunicazione.
Che cos’è una Welcome E-mail?
La prima e-mail che un libero professionista, un’azienda o un brand invia alle persone che hanno scelto di lasciare i loro dati per iscriversi alla newsletter, ricevere comunicazioni riguardo promozioni e offerte, scaricare un e-book o un lead magnet.
Di solito è una comunicazione automatica, parte di default quando gli utenti si registrano compilando un form.
L’e-mail di benvenuto è molto (molto) importante: ha il compito di accogliere il lettore e di presentare il tuo brand.
La prima impressione è quella che conta? Sì, diciamo che questa affermazione può essere ancora valida.
Quindi non sottovalutare la scrittura della tua Welcome E-mail e fai in modo che diventi un momento per iniziare una relazione con il lettore.
Cosa scrivere in una Welcome E-mail? Focus sul contenuto.
Tieni a mente i tre elementi che rendono una location accogliente.
- L’ambiente: la grafica della tua e-mail deve essere pulita, senza fronzoli, essenziale. Scegli colori, font e immagini che rappresentino il tuo brand e siano in linea con le scelte fatte per altri supporti di comunicazione.
Se i colori del tuo sito sono, ad esempio, il blu e il giallo, usali anche nella tua e-mail.
- Il cibo: ovvero il contenuto, ciò che dai in pasto al lettore. Le parole che scegli ti rappresentano. Quindi seleziona con attenzione quelle giuste. Usa un linguaggio diretto, semplice, immediato.
Il testo della tua e-mail ha il compito di presentare con originalità il brand, sottolineando gli aspetti che lo caratterizzano e lo rendono unico.
Attenzione: non cadere nell’autoreferenzialità. I contenuti devono essere nutrienti, utili al tuo lettore: a nessuno importa di sapere che sei il leader del tuo settore dal lontano 1974. Piuttosto, presentati raccontando una storia o un aneddoto curioso che riguarda la tua azienda.
- Le persone: dietro al testo della tua Welcome E-mail ci sei tu o la tua azienda.
Fai trasparire questa idea: il lettore deve capire che si sta relazionando con una persona fisica e non interfacciando con un robot, anche se la tua e-mail è partita in automatico.
Quindi scegli un indirizzo e-mail vero (non un noreply, per dire) e se vuoi datti anche un’identità. Sarebbe bello ricevere una e-mail di benvenuto da sofia@iltuosito.it.
Se sei coraggioso, puoi anche metterci la faccia: nel footer della tua e-mail aggiungi la tua foto o quella del team, magari dentro a un paio di cornici accattivanti. D’altronde, quando ti presenti a qualcuno, di solito gli allunghi la mano, giusto?
Fai sentire il tuo lettore speciale: tu sei qui per lui, per soddisfare i suoi bisogni, per aiutarlo.
Cosa scrivere in una Welcome E-mail? Focus sulla struttura.
Ci sono degli elementi che accomunano tutte le tipologie di email: l’oggetto, l’header, il preheader, la call to action, il footer.
Quando scrivi una e-mail di benvenuto, ti suggerisco di concentrarti sulla struttura: deve essere immediata, leggera e fresca.
Oggetto – Nell’oggetto della tua e-mail sii esplicito e dai il benvenuto. Ti faccio qualche esempio:
- Benvenut@ in nomebrand, piacere di conoscerti!
- Ciao, è un piacere averti con noi!
- Ti stavamo aspettando, grazie per esserti registrat@!
- Buongiorno, ti diamo il benvenut@ in nomebrand
Il tono, formale o informale, caldo o freddo, dipende sempre dalla comunicazione che stai già creando sugli altri canali.
Ti consiglio di usare il TU: il lettore, di solito, ti legge dal suo dispositivo.
Subito, in alto, ringrazia il lettore in modo esplicito: “Grazie per aver scelto di entrare nella nostra community”.
Ricorda che il lettore ha deciso di iniziare un percorso con te, ti ha lasciato i suoi dati personali (patrimonio prezioso), ha aperto la tua e-mail e ti sta leggendo: ringraziarlo è il minimo.
Prima sezione del testo – Scrivi un breve testo in cui introduci il brand: cerca di essere originale e, come ti dicevo prima, lascia chiusa nell’armadio l’autoreferenzialità.
Presentati dicendo al lettore cosa fai, cosa potrà leggere nelle e-mail successive, quali contenuti riceverà.
Potresti raccontare un breve aneddoto sulla tua impresa o su te stesso. Oppure, apri metaforicamente la porta della tua azienda e accogli il lettore nella sala riunioni.
Seconda sezione del testo – Lascia un dono, anche piccolo, al lettore. Si aspetta di ricevere qualcosa da te, dopo tutta la fatica che ha fatto. Il viaggio sarà lungo, quindi delizia subito il passeggero.
Il regalo che offri dipende molto dall’attività che svolgi: se hai un e-commerce lascia uno sconto del 10% sul primo acquisto; se ti occupi di servizi potresti dare la possibilità di fare una prima consulenza gratuita; se tu avessi un hotel o un ristorante, potresti far scaricare una guida sui musei della città.
L’importante è che il dono sia esclusivo: lo riceve solo chi si iscrive.
Terza sezione del testo – Non dimenticare la chiamata all’azione, la famosa call to action. Conduci il lettore a compiere un’azione ma non essere troppo invadente. Ha già fatto un sacco di cose per arrivare sino alla fine della tua e-mail. Quindi scegli una CTA delicata.
Ti suggerisco di evitare bottoni con un ACQUISTA ORA che urla solo a vederlo: il tuo lettore ti ha appena conosciuto, magari non ha ancora voglia di comprare.
Piuttosto, chiedigli di seguirti sui canali social, di iscriversi al Gruppo Facebook, di guardare i tuoi video su YouTube. Oppure, di rispondere alla e-mail presentandosi a te come tu hai fatto con lei/lui. Così lo stimoli ad iniziare una conversazione diretta.
Footer – Non dimenticare questa sezione preziosa. Può essere usata in molti modi. Nelle e-mail di benvenuto, ti suggerisco di inserire la tua foto o quella del team, come ti ho accennato sopra: è piacevole vedere un volto. Il lettore collegherà subito il nome del brand al tuo viso e diventerai famigliare.
In questa sezione, lascia tutti i tuoi contatti.
C’è sempre molto da sapere sui contenuti delle e-mail: sono uno strumento di marketing che ti permette di creare un legame con il lettore.
La tua Welcome E-mail ha bisogno di cura: il testo, la grafica, i colori, le immagini e i contenuti ti rappresentano. Dai una buona prima impressione di te e fai in modo che sia autentica e reale: se un giorno il lettore ti dovesse incontrare dal vivo, dovrebbe trovare la stessa persona che ha conosciuto online.
Mi piacerebbe sapere se questi consigli ti sono stati utili: scrivimi! Puoi mandarmi un messaggio su LinkedIn.
Non hai proprio il tempo di prepare i testi per le tue Welcome E-mail? Ci pensiamo io e Paola, contattaci: ilnerosulbianco@gmail.com.
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P.S. Dopo tutta questa fatica, concediti una vacanza Da Gianni.