“Il caos è ordine non ancora decifrato” – dal film Enemy
Una sera ho guardato, per puro caso, il film Enemy, tratto dal romanzo “L’uomo duplicato” di José Saramago.
La frase che compare all’inizio e che ti ho proposto qui mi ha dato l’ispirazione per scrivere questo articolo.
Tutte le professioni hanno bisogno di pianificazione.
Pensa al panettiere: la sua giornata è scandita dai tempi che servono alla lievitazione, al riposo e alla cottura di pane e dolci.
Deve rispettare orari precisi per ogni prodotto e organizzare il lavoro tenendo conto delle tempistiche di realizzazione per avere tutto pronto quando apre il negozio.
Facciamo un altro esempio: un responsabile di produzione ha il compito di pianificare con attenzione le fasi del ciclo produttivo.
Il suo obiettivo è ottimizzare i tempi, migliorare la qualità e avere il manufatto finito rispettando le commesse dei clienti.
Eh, non è mica semplice sai.
La situazione si complica per le prestazioni di intelletto: quando un cliente ti chiede di elaborare una strategia di marketing digitale per dare una spinta alla comunicazione della sua azienda, non hai subito a disposizione tutti gli ingredienti o i pezzi utili a metterla insieme.
Altro esempio: se devi realizzare un articolo per il blog aziendale, hai bisogno di raccogliere informazioni e ispirazione prima di metterti a scrivere.
Ci sono degli elementi intangibili faticosi da individuare e inserire in una programmazione concreta ed efficace.
Quindi: come possiamo organizzare il lavoro quando la nostra professione si basa su un’attività in prevalenza mentale?
Diciamolo: l’esperienza è un elemento importante da considerare. Il tempo ci permette di acquisire delle buone abitudini che si trasformano in pratiche lavorative concrete.
Bisogna sperimentare, provare, fare dei test, sbagliare (sì, bisogna soprattutto sbagliare), provare di nuovo e riuscire.
Abbiamo a disposizione degli strumenti che ci permettono di migliorare la capacità di pianificazione e organizzazione del lavoro, trasformando il caos del nostro mondo professionale in un ordine logico, utile a lavorare bene.
Te ne presento tre.
1. Il primo strumento è davvero semplice, tanto da poter sembrare banale: la lista della spesa.
Ogni mattina scrivi su un foglio l’elenco delle cose da fare – la do to list – nell’ordine in cui ti vengono in mente in quel momento.
Questo lavoro puoi farlo anche la sera precedente e aggiungere le ultime cose alle quali hai pensato dopo aver bevuto il caffè.
Non sforzarti di metterle già in ordine, altrimenti questo metodo perde di efficacia. Lasciati trasportare dal flusso e scrivi la tua lista.
2. Usa la matrice di Dwight D. Eisenhower, chiamata anche Matrice di Covey, dal nome dell’educatore Stephen Covey che ne approfondì il modello nel libro “The 7 habits of higly effective people”.
La Matrice serve a ordinare le priorità e a classificare le attività giornaliere in base alla loro urgenza e importanza.
Prendi un foglio di carta grande e disegna un piano cartesiano.
L’asse delle x rappresenta la parola URGENTE e quello delle y il concetto di IMPORTANTE; si formano così quattro quadranti:
– il primo in alto a sinistra (Q1) dedicato alle mansioni urgenti e importanti;
– il secondo in alto a destra (Q2) a quelle importanti ma non urgenti;
– il terzo in basso a sinistra (Q3) alle attività urgenti ma non importanti;
– il quarto in basso a destra (Q4) a tutto ciò che è non urgente e non importante.
Nella Matrice di Eisenhower il Q1 contiene le azioni di cui prendersi carico subito, quelle che non possono essere rimandate; nel Q2 troviamo le azioni da pianificare; nel Q3 quelle da fare e che puoi delegare e nel Q4 ci sono le cose da non prendere in considerazione perché superflue.*
Ora prendi in mano la tua lista e inserisci ogni attività nel quadrante più appropriato: non avere paura di pensare che qualcosa possa essere non urgente e non importante, succede a tutti.
Esegui questo passaggio con cura, il tempo che gli dedichi è prezioso. La matrice ti aiuta ad acquisire consapevolezza sul valore delle tue mansioni. Potresti anche decidere di delegare qualche compito per ottenere i tuoi risultati.
Usarla con costanza ti permette di acquisire un modus operandi personale ben radicato: la pianificazione diventa presto abitudine.
3. Terzo strumento: l’orologio. Va bene da polso, da muro, analogico, digitale.
Le lancette non servono a diventare schiavi del tempo, attenzione. Usa l’orologio per assegnare ad ogni compito il giusto tempo di esecuzione.
Questa tecnica ti aiuta a capire il valore della tua professionalità: se sai che per scrivere quattro post ci impieghi X tempo, sarà più facile per te elaborare preventivi in linea con le tue esigenze.
Definire degli slot lavorativi nella tua giornata è la soluzione ideale per ritagliarsi un’ora al giorno da dedicare allo sport, alla lettura, alla famiglia.
Hai bisogno anche tu di riposarti e avere nuova energia significa essere più produttivi sul lavoro.
È un cerchio.
La pianificazione attraverso questi tre strumenti può essere fatta sia a livello macro che micro.
- Macro: organizza l’intera giornata, pianifica la settimana o il mese.
- Micro: ripeti il procedimento per pianificare ogni singolo compito della lista.
Anche a livello micro è molto utile.
Torniamo all’esempio dell’inizio, scrivere un articolo di un blog.
UNO – Fai la lista della spesa: raccogliere informazioni sull’argomento, intervistare il cliente, valutare le immagini, analizzare le infografiche, leggere altri articoli per individuare il tone of voice, stendere la bozza, revisionare la bozza, sistemare gli appunti e via discorrendo.
DUE – Stabilisci l’ordine: intervistare il cliente, raccogliere le informazioni, leggere gli altri articoli ecc. Magari le immagini le può valutare il grafico, che dici?
TRE – Assegna un tempo ad ogni attività: intervista di 30 minuti, raccolta informazioni un’ora, lettura mezz’ora.
Applicando un metodo concreto ed efficace – ripetibile in altre occasioni – sarai cosciente del tempo che ti serve per preparare l’articolo.
Così in pausa pranzo, esci a correre sotto il sole.
Porta ordine nel tuo caos lavorativo e diventa per i tuoi clienti un professionista di valore.
Per avere suggerimenti di coaching e counseling, segui la mia collega Paola su LinkedIn.
Se hai bisogno consigli per avviare una strategia di comunicazione per la tua azienda o attività, contattami.
* Vi sono due versioni della Matrice di Covey, in base alla letteratura. Qui ti propongo quella che ho studiato.